교수님께 좋은 인상을 남기는 컨택 메일 작성하기
by. 서카포 생명 석박통합 4년 차 또바기 멘토
*다음 내용은 멘토링 진행 중 나온 내용을 바탕으로 재구성한 이야기로 주관적인 의견이 있을 수 있습니다.
대학원에 진학하려면 지도교수님과의 컨택이 필수적인 과정이다. 하지만 처음 컨택 메일을 작성하려면 어떤 구성으로 어떤 내용을 넣어야 할지 막막할 수 있다. 컨택 메일의 경우 기본적인 틀만 지키고 정중한 태도를 유지하면 무난하게 작성할 수 있다. 컨택 메일의 기본 구성과 작성 시 유용한 꿀팁을 정리해 보았다!
📧 컨택 메일 구성
컨택 메일은 길 필요가 없다. 교수님이 바쁘기 때문에 짧고 핵심적인 내용만 담는 것이 중요하다. 기본적으로 다음과 같은 구조를 따른다. 각 단계별로 어떻게 작성해야 하는지 살펴보자.
1. 제목
2. 인사 및 자기소개
3. 지원 동기 및 연구 관심 분야
4. 교수님 연구실 관련 질문
5. 마무리 인사 및 첨부파일 안내
1. 제목
교수님은 하루에도 수십 통의 메일을 받는다. 제목이 명확하지 않으면 그냥 지나치거나 휴지통 행이 될 수도 있다..ㅠ 간단하면서도 핵심적인 내용을 포함하는 것을 명심하자! [문의하는 목적] + 학교, 학부, 이름 정도면 충분하다.
예시)
[20XX 전기 대학원 입학 문의] OO대학교 OOO
[대학원 진학 관련 면담 문의] OO대학교 OOO
2. 인사말
메일을 시작할 때는 기본적인 인사로 시작한다. 그리고 자신이 어떤 학교에서 어떤 전공을 하고 있는지, 그리고 어떤 목적으로 메일을 보냈는지 간략하게 밝히면 된다. 자대 컨택일 경우 교수님과의 연관성이 있다면 간단히 언급하는 것도 좋다.
또한 지금이 몇 학년인지 혹은 졸업 예정인지, 졸업했다면 언제 했는지, 직장을 다니고 있다면 직장을 걸치고 지원을 하는 것 등 나의 현재 시기와 상태에 대해서도 언급하는 것이 좋은데, 그 학생의 시기적인 상황에 교수님은 많은 것을 판단할 수 있기 때문이다.
예시 1) 타대생인 경우
안녕하세요, 교수님. 저는 OO대학교에서 OOO을 전공하고 있으며 올해 2월 졸업 예정인 OOO입니다. 대학원 석사과정과 관련하여 교수님께 문의드리고자 메일을 보내게 되었습니다.
예시 2) 자대생인 경우
안녕하세요, 교수님. 저는 OOO 대학교 OOO과에 재학 중인 OOO입니다. 이전에 교수님 OOO수업을 들으며 많은 배움을 얻었고, 대학원 진학을 고려하면서 교수님 연구실에 대해 더 알고 싶어 메일을 드립니다.
3. 지원동기
교수님이 가장 중요하게 생각하는 부분이다. "왜 이 분야에 진학하려고 하는가?" 그리고 "왜 해당 분야에 흥미가 생겼는가?"를 명확하게 밝혀야 한다. 연구실 홈페이지를 꼼꼼히 살펴서 교수님의 최근 논문 주제 등을 잘 숙지하자. 이 부분에서는 내용을 좀 더 길게 덧붙여도 좋지만, 최대한 명확하고 간략하게 정리하는 것은 필수이다. 이때 교수님 입장에서도 이 친구가 단순히 간을 보는 것이 아니라 진짜 관심이 있다는 것을 느끼게 작성하자.
- 내가 관심 있는 연구 분야는 무엇인지
- 교수님의 연구와 어떤 관련이 있는지
예시)
학부 과정 중 'OOO'과 'OO'과목을 배우면서 'OOO'에 깊은 관심을 가지게 되었습니다. 특히 'OOO'에 대한 연구를 더 심도 있게 진행하고 싶어 대학원 진학을 결심하게 되었습니다. 그러던 중 교수님의 논문 'OOOOO'를 접하게 되었고, 교수님께서 연구하시는 'OOO'주제와 연구 방법론이 제가 배우고 싶은 방향과 매우 유사하다는 것을 알게 되었습니다.
4. 본론
이제 내가 메일을 보내는 목적에 관련해 TO 여부나 면담 가능 시간 등등 궁금하거나 확답이 필요한 것들을 넣는다. 이때 질문에 너무 직접적인 표현은 사용하지 않는 것이 좋다. 일방적인 '물음' 대신 '나'의 관점으로 나의 상황이나 상태를 나타내는 간접적인 표현을 사용하면 교수님이 부담 없이 답변할 가능성이 높아진다.
🚫 "지금 석사과정에 몇 명 뽑으실 예정이신가요?" (X)
✅ "혹시 교수님 연구실에서는 신입 대학원생을 받을 계획이 있으신지 궁금합니다." (O)
예시)
제가 관심 가지고 있는 분야에 대해서 연구하고 계시는 교수님의 랩실에서 심도 있게 배우고, 연구해보고 싶습니다. 따라서, 20XX 년 OO대학교 대학원 OO과 전기 모집 시에, 교수님의 연구실에 TO가 어느 정도 있는지 궁금합니다.
연구와 강의 일정으로 매우 바쁘신 와중에 정말 송구스럽지만 가능하다면 제가 직접 찾아뵈어도 괜찮을까요? 저는 월요일, 화요일 오전 9시-10시 그리고 오후 5시 이후로 시간이 모두 가능합니다. 교수님께서 여유 있으신 시간 알려주시면 감사하겠습니다.
5. 마무리 인사 및 첨부파일 안내
메일을 마무리할 때는 정중한 감사 표현이나 형식적으로 쓰이는 날씨등의 내용을 사용해도 좋다. 첨부파일이 있다면 언급한다.
예시)
제 CV와 자기소개서, 학업 성적 증명서를 함께 첨부하였습니다.
바쁘신 와중에 읽어주셔서 감사합니다. 날씨가 많이 추워지고 있습니다. 건강 잘 챙기시길 바랍니다!
✔ 컨택 메일 보내는 시기
첫 메일에 답장이 없는 기간이 가장 긴장되고 걱정되는 때이다. 이때 교수님이 읽지 않았다고 해서 바로 포기하지 말자. 교수님이 바빠서 놓쳤거나 메일 자체에서 중요하거나 긴급하다는 느낌을 충분히 전달하지 못했을 수 있으니 최소 3~4번 정도 텀을 두고 리마인드 메일을 보내는 것이 중요하다. 정중한 어투로 "리마인드 메일입니다." 혹은 "재전송드립니다."등의 표현이나 제목에 [리마인드 메일]을 적어주는 것도 좋은 방법이다.
일단 교수님과 컨택이 한 번 주고받은 메일에 해결된다는 생각을 애초에 하지 말자. 상황이 가능하다면 연구실 인턴 문의, 면담 문의 등 몇 번의 연락을 시간을 두고 하고, 최종 컨택에 대한 메일은 가능하면 최소 6개월 전부터 미리 질문하고 답을 받아두는 것이 좋다. 교수님 입장에서도 오랜 기간 나와 같이 일할 친구인데 이 사람을 알아볼 시간이 있으면 훨씬 결정을 수월하게 할 수 있다는 점을 고려할 필요가 있다.
✔ 메일 길이
메일 길이에 정해진 답은 없지만 CV 등의 첨부파일을 동봉한다면 본문의 길이는 그렇게 길지 않아도 괜찮다(최대 10줄 이내). 너무 길어져 버리면 가독성도 떨어지고 교수님이 핵심을 간단하게 파악하기 힘들기 때문에 원하는 부분을 일정 추가하되 최대한 간략하게 말하는 것이 중요하다.
✔ 말투
기본적으로 다나까체를 사용하면 무난하다. 하지만 일부 문장은 딱딱해서 부자연스럽다면 느낌표(!) 정도 활용해 부드럽게 표현하는 것도 방법이다. 'ㅠㅠ', '...' 등 캐주얼한 표현이나 과도한 이모티콘 사용은 피하는 것이 좋다.
✔ CV 동봉
자대생이든 타대생이든 상관없이 컨택 메일에 메일 텍스트만 보내는 것보다 CV, 연구계획서, 성적 증명서, 재학증명서 등을 함께 첨부하는 것이 필수라고 생각한다. CV 혹은 연구계획서등을 같이 해서 메일을 보내는 것과 텍스트만 보내는 것은 교수님이 느끼는 성의의 차이가 클 것이다.
컨택 메일 작성 요약
✅ 내용은 간결하고 명확하게
✅ 직접적인 질문 대신 간접적이고 정중한 표현
✅ CV와 성적증명서를 첨부할 것
이 원칙을 잘 지키면 교수님에게 좋은 인상을 남길 수 있을 것이다✨
🤔대학원 입시 고민 현직 대학원생 선배에게 상담받고 싶다면?
↓ ↓ ↓